DATA VOLWASSENHEID
Verzamelaar
WAT VINDT DE ONDERNEMER?
5/5
SECTOR
Tijdbesparing en Werknemerstevredenheid verhoging middels Rooster Optimalisatie
RAVU is met meer dan 450 medewerkers een van de grootste ambulancevoorzieningen van Nederland. Dag en nacht moeten er voldoende medewerkers klaar staan om zorg te verlenen en/of de ambulance te besturen. Deze medewerkers hebben veel verschillende dienstverbanden en roostervoorkeuren, waardoor een flinke roosterpuzzel ontstaat voor planners. Wij hebben een rooster optimalisatie tool ontwikkeld die zo veel mogelijk rekening houdt met de roostereisen en -voorkeuren. Zo besparen planners veel tijd en kan er beter gehoor gegeven worden aan de wensen van de werknemer!
- in 2 projecten afgerond
Use Case
Het inroosteren van medewerkers op diensten voor een relatief groot team (~30 man) is een complexe taak. Zeker in het geval van RAVU, waar zowel dag-, avond- als nachtdiensten gepland moeten worden en ook in het weekend doorgewerkt wordt. Er is een standaard aantal medewerkers per diensttype bepaald welke minimaal ingepland moeten worden en natuurlijk bestaan er ook dienstgerelateerde restricties zoals “een medewerker mag niet 4 nachtdiensten achter elkaar draaien”. Daarnaast moet, gebaseerd op het type dienstverband, het aantal te werken uren per week per werknemer meegenomen worden. De planner staat hiermee voor een complexe en tijdrovende taak.
Om deze taak niet nog moeilijker te maken dan hij al is, wordt er slechts in beperkte mate rekening gehouden met rooster voorkeuren van werknemers. RAVU maakt gebruik van vier verschillende standaard roosters, genaamd rasters, bestaande uit 8 weken. Een makkelijk voorbeeld van zo’n raster is een schema waarin een medewerker 5 aaneengesloten dagen werkt en 2 dagen vrij heeft. Alhoewel deze aanpak een goede basis vormt, wilt RAVU haar werknemers graag een rooster wil bieden die veel dichterbij de persoonlijke voorkeur ligt.
Onze Oplossing
In dit project hebben we een tool ontwikkeld die het grootste deel van de rooster optimalisatie uit kan voeren waardoor deze meer gericht is op de werknemer. De tool wordt elk (half) jaar gebruikt door RAVU en maakt het werk van de planner een stuk gemakkelijker.
Input van de tool is een Excel file met daarin de door de werknemer zelfgemaakte rasters. Werknemers kunnen hun ideale 8-weekse raster opgeven, die voldoet aan de restricties. Team managers zorgen er aan de voorkant voor dat niet iedereen structureel op dezelfde dag vrij is.
De tool is gebaseerd op een Python script die rooster voorkeuren inleest en vervolgens optimaliseert op basis van de benodigde capaciteit. Het rooster wordt gemaakt voor een half jaar, dus er kan geschoven worden met de roostervoorkeuren van de werknemers: wie zijn rooster start in welk weeknummer? In de optimalisatie kan een voorkeur aangegeven worden voor het optimaliseren van nachtdiensten, omdat deze in de realiteit lastiger te vullen zijn.
Het geoptimaliseerde rooster wordt geëxporteerd naar een Excel format. Hierin wordt ook inzicht gegeven in welke dagen nog niet goed rond komen qua capaciteit of juist overbemand zijn. Op basis hiervan hoeven er, in overleg met de werknemer, alleen nog maar enkele laatste verschuivingen gemaakt te worden door de planner!
Er is gekozen voor een oplossing op basis van Excel files omdat RAVU al graag met Excel werkte. Hierdoor is de tool makkelijk te gebruiken; er is geen vergaande technische kennis vereist.
"Door het JADS MKB Datalab kunnen we nu met een druk op de knop een optimale verdeling voor onder andere de nachtdiensten krijgen.
De samenwerking was prettig en flexibel. Doordat de student kritische vragen stelde, moesten wij ook nadenken over onze processen."
