AFAS en Hubspot combineren in een management dashboard voor snellere inzichten

Kirkman Company zet haar consultants in om organisaties te helpen hun beoogde transformaties en doelstellingen te behalen. Zo begeleid Kirkman het concretiseren en implementeren van langetermijnstrategieën en gebruiken zij hun ambities op het gebied van duurzaamheid om bedrijven te helpen hun duurzaamheidsagenda op te zetten en uit te voeren. Om dit soort projecten te realiseren wordt gebruik gemaakt van een CRM systeem (Hubspot) en een projectenadministratie (AFAS). Tijdens deze projecten zijn wij aan de slag gegaan met het samenbrengen van deze systemen op één platform om het onderhoud van deze relaties te faciliteren. Hierdoor heeft Kirkman beter overzicht op de lopende en aankomende projecten.

Use Case

Veel bedrijven maken graag gebruik van CRM systemen om hun relaties met klanten op te bouwen en te onderhouden. De meeste CRM systemen verlenen zich tot een unieke cocktail van functionaliteiten, het beste geschikt voor specifieke doeleinden. Dit betekent dat het soms wenselijk is om van meerdere systemen gebruik te maken om zo projecten optimaal te kunnen managen. Echter, kan dit leiden tot grotere fragmentatie van inzicht, wat ten koste gaat van efficiëntie.

De grootste frustraties in dit soort gevallen komen voort uit het constant moeten wisselen tussen platformen en de soms limiterende tools welke een platform beschikbaar stelt aan haar klanten. Ook bij Kirkman waren deze frustraties aanwezig. Momenteel wordt er gebruik gemaakt van zowel AFAS als HubSpot. Deze platformen hebben hun eigen omgangsvormen en visualisaties. De data en inzichten van deze platformen is echter alleen apart te bekijken, gezien er geen link bestaat tussen deze twee systemen. Het samenbrengen van deze systemen zou niet alleen leiden tot beter overzicht, maar ook tot de mogelijkheid om de data uit deze twee systemen te combineren voor nieuwe inzichten. Om het managen van klantrelaties en projecten te optimaliseren wil Kirkman graag de inzichten van deze platformen op één platform samenbrengen.

TECHNOLOGIEËN

DATA VOLWASSENHEID

Beschrijver

WAT VINDT DE ONDERNEMER?

 4.3/5

SECTOR

Consultancy

Onze Oplossing

Als eerste project is er een verkenning geweest van de datastructuur en hoe de Hubspot en AFAS bronnen samengebracht konden worden. Uiteindelijk zijn de inzichten en data van beide platformen samengebracht in Google Data Studio (GDS). Deze maakt gebruik van de API’s van beide platformen en ververst dagelijks automatisch de data. Dit is bereikt in twee parallel lopende projecten. Er is gekozen voor Google Data Studio omdat Kirkman al gebruik maakt van Google Suite, maar ook omdat deze veel ruimte biedt voor groei, en het makkelijk is om andere databronnen toe te voegen en te combineren, zonder dat het gebruik van het originele systeem wordt beïnvloedt.

1. Haalbaarheid van een dashboard testen

De lange termijn ambitie van Kirkman was vanaf het begin vrij duidelijk. Namelijk het samenbrengen van de twee databronnen in één dashboard. Echter was nog niet duidelijk in hoeverre dit haalbaar was met de beschikbare API's. Daarom heeft het eerste project zich gericht op het verkrijgen van de juiste informatie uit de API's en zien of het überhaupt haalbaar was om de wens van Kirkman verder uit te werken. Uitiendelijk is er een basis dashboard opgeleverd met statische data uit AFAS en een verslag over hoe de API's van Hubspot en AFAS gekoppeld kunnen worden.

2. AFAS naar Google Data Studio

Er is geen bestaande koppeling tussen AFAS en Google Data Studio, dus er is een tussenstap nodig om de data alsnog van AFAS naar Google Data Studio te krijgen. Hiervoor is Google Apps Script in Google Sheets gebruikt. Naast dat je met dit script ervoor kan kiezen je eigen formules te maken in Google Sheets, kan het ook dagelijks de AFAS API aanroepen om de data te verversen.

Uiteindelijk is er een Google Sheets document aangemaakt welke dagelijks de AFAS data binnenhaalt door in Google Apps Scripts te verbinden met de AFAS API.

Binnen Google werken alle producten goed met elkaar, waardoor het relatief simpel is om de data van Google Sheets naar Google Data Studio te krijgen om zo uiteindelijk de inzichten vanuit de AFAS data te weergeven. Het resultaat van dit project is dan ook een dashboard in Google Data Studio met de gewenste AFAS KPI's gevisualiseerd.

3. HubSpot naar Google Data Studio

Ook voor HubSpot bestaat er vooralsnog geen koppeling met Google Data Studio. Daarom is hier ook gebruik gemaakt van Google Sheets en Google Apps Script om de data te importeren via de HubSpot API. Net als bij het AFAS systeem wordt deze data dagelijks automatisch ververst.

Vervolgens kan dankzij de integratie van Google Sheets in Google Data Studio de data geanalyseerd en weergegeven worden in een nieuw dashboard met nóg krachtigere tools dan de bestaande tools in HubSpot.

Betrek een technisch specialist voor snellere integratie

Dankzij het flexibel opstellen van verscheidene werknemers die intensief met beide systemen werkten, konden technische blokkades in het project sneller verholpen worden. Dit heeft ervoor gezorgd dat er meer tijd beschikbaar was om over de details van het eindproduct heen te buigen. Uiteindelijk leidde dit tot een soepele overdracht van het eindproduct wat Kirkman snel en volledig wist te integreren.

"Echt super hoe de inzet van JADS MKB Datalab ons helpt en tegelijkertijd flexibel en laagdrempelig is. We hebben zelf ook nog moeten ontdekken op bepaalde momenten wat de juiste route was en de studenten hebben ons hier erg goed bij geholpen"