Weten welke data je verzamelt voordat je een CRM systeem aanschaft

CTOUCH is een leverancier van touchscreen schermen zowel nationaal als internationaal. Deze schermen kunnen voor het onderwijs worden ingezet, maar ook voor conferentieruimtes of publieke omgevingen. Aangezien zij de afgelopen jaren een flinke groei doorhebben gemaakt, werd het tijd om de processen omtrent de dataverzameling eens scherper onder de loep te nemen. Er werd namelijk veel dubbel opgeslagen en in verschillende systemen, waardoor het lastig was om hier gelijk inzichten uit te halen. Daarom hebben wij CTOUCH geholpen met het maken van een goed overzicht van de beschikbare data, en hoe deze aan elkaar gekoppelt is, zodat wij ze konden adviseren over een geschikt CRM systeem. Hiermee wordt uiteindelijk tijd bespaard en kan er meer waarde uit de data gehaald worden.

Use Case

Met de groei die CTOUCH in de afgelopen jaren heeft meegemaakt is het soms nodig om weer een pas op de plaats te maken met de manier waarop de data wordt verzameld. In een opstartende fase kan dit namelijk nog een beetje houtje touwtje aan elkaar zitten, maar zodra je verder groeit komt er een moment dat informatie dubbel wordt verzameld of dat de informatie er niet uit gehaald kan worden omdat bronnen niet elkaar gekoppeld kunnen worden. Zeker als het gaat over het registreren van de sales- en klantdata, wordt dat met een groeiend klantenbestand onoverzichtelijk. Op zo’n moment is het tijd voor een CRM systeem welke de afspraken, communicatie, sales en andere klantgerelateerde data op een juiste manier centraal kan opslaan.

CTOUCH had echter zelf nog geen overzicht van de beschikbare CRM systemen, maar ook geen zicht op welke data er momenteel bij de verschillende afdelingen werd verzameld, en welke registratie nu omslachtig of dubbel gaat. Zodra deze inzichten zijn verkregen kan een volgende stap worden gemaakt naar een CRM systeem en kan deze aan de hand van “data kaart” juist worden ingericht. Daarna kunnen er bijvoorbeeld acties uit volgen om vaker contact op te nemen met bepaalde klanten om de sales te verhogen. Zo zijn ze proactiever en uiteindelijk kan daarmee de service ook toenemen.

TECHNOLOGIEËN

DATA VOLWASSENHEID

Verzamelaar

WAT VINDT DE ONDERNEMER?

 4/5

SECTOR

IT Services

Onze Oplossing

De uitdaging van CTOUCH is getackeld in 3 verschillende projecten

1. In kaart brengen van de data per afdeling

In het eerste project is de student aan de slag gegaan met het in kaart brengen van de verschillende databronnen binnen de organisatie. Dit is nodig om uiteindelijk te zien welke bronnen dubbel worden verzameld, maar ook of verschillende bronnen met elkaar gekoppeld kunnen worden. Dit wordt ook wel een relationele database genoemd. De database zelf is niet direct gemaakt, want hier dient het CRM systeem voor in de toekomst, maar middels een visualisatie ligt er hierdoor wel een blauwdruk om het CRM systeem in te richten. Daarnaast zijn de bevindingen in een rapportage uitgewerkt.

2. Verkennen van CRM systemen

Nadat er een blauwdruk lag voor de huidige datastructuur, is de volgende stap het verkennen van mogelijke systemen die deze blauwdruk verder kunnen implementeren. In eerste instantie lag de focus voor het verkennen alleen op de afdeling sales. We hebben bewust gekozen om hier een externe partij zoals Microsoft bij aan te haken aangezien een CRM systeem soms onderhoud nodig zal hebben en wij dit niet kunnen garanderen omdat de student na 2 à 3 jaar meestal niet meer werkzaam voor ons is. De student heeft hierin voornamelijk de translator rol gepakt en de wensen vanuit CTOUCH vertaald naar verschillende aanbieders van CRM pakketen om te achterhalen welke het meest aansluit. Uiteindelijk is er een lijst opgesteld met voor- en nadelen per CRM systeem, inclusief kostenplaatje, en is uiteindelijk gekozen voor Microsoft Dynamics.

3. Toepassing voor andere afdeling testen

Tussen de eerste twee projecten en het derde project zat inmiddels twee jaar. Na opnieuw contact opgenomen te hebben bleek dat ze het advies uit de eerste twee projecten hadden opgevolgd en Microsoft Dynamics hadden geimplementeerd voor de Sales afdeling. Nu was CTOUCH toe aan de volgende stap om ook voor de Service afdeling te verkennen of Microsoft Dynamics geschikt was om hun data registratie verder in uit te werken. Hierin heeft een nieuwe student opnieuw een translator rol gespeeld en opnieuw uitvraag gedaan om te checken of Dynamics voldeed aan de wensen van CTOUCH voor de Service afdeling.

Wil je processen efficienter inrichten? Ga eens terug naar de basis

Uiteindelijk had CTOUCH ook direct een stap kunnen zetten naar Dynamics, Salesforce of Hubspot zelf. Echter geeft zo'n commerciële partij vaak aan dat alles kan en geen stap te gek is, mits je maar betaalt. Wij hebben CTOUCH geholpen door kritisch samen naar hun huidige situatie te kijken, de organisatie te begrijpen en te zien waarom bepaalde processen op een bepaalde manier worden uitgevoerd. Is het wel nodig dat het in 3 systemen wordt opgeslagen? Kan het überhaupt wel door een CRM systeem vervangen worden? Door eerst te zien wat voor wie of welke afdeling nodig is, kun je schoon schip maken en daarmee het nieuwe ERP systeem ook direct 'schoon' inrichten.

“De hulp van JADS was in dit traject voor ons van grote toegevoegde waarde”